İç incelemede “bütün yazışmaları gönderin” demeden önce

Bir iç inceleme başladığında bütün yazışmaların tek klasörde toplanması güvenli bir başlangıç gibi görünebilir. Fakat gereksiz veri, incelemeyi yavaşlatırken erişim ve gizlilik sorunlarını da büyütebilir.

Önce soru, sonra kapsam

Hangi olayın araştırıldığı, ilgili dönem, görevler ve sistemler kısa bir başlangıç notunda tanımlanabilir. Yeni bulgu çıktıkça kapsam gerekçesiyle genişletilir. Böylece ilk günkü belirsizlik kalıcı ve sınırsız bir veri toplama talebine dönüşmez.

Kişisel veri içeren belgeler bakımından güvenlik ve erişim düzeni ayrıca kurulmalı. Önerimiz, çalışma kopyalarıyla özgün kayıtları ayırmak; erişen kişileri ve teslim tarihlerini kaydetmek. İlgisiz sağlık, aile veya özel yaşam bilgilerinin rapor içinde dolaşmasına gerek olup olmadığı ayrı değerlendirilmelidir.

Hukuki dayanak, çalışanların bilgilendirilmesi ve delilin kullanılabilirliği somut incelemeye göre ele alınmalı. Buradaki kayıt önerileri, her belgenin toplanabileceği veya yargılamada kullanılabileceği anlamına gelmez. İyi bir inceleme dosyası, hem ulaşılan sonucu hem hangi sınırlar içinde çalışıldığını gösterebilir.

Kaynaklar

KVKK · Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler

https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/2040/Veri-Guvenligine-Iliskin-Yukumlulukler